Vedtægter og grundlag

Vedtægter

§ 1 Navn

Stk. 1. Organisationens navn er Organisationen Danske Arkiver (ODA).

§ 2 Formål

Stk. 1. ODAs formål er, gennem samarbejde, forskning, udvikling og formidling at fremme de danske arkivers kulturpolitiske arbejde til gavn for sikringen af den arkivalske kulturarv.

Stk. 2. ODA er uafhængig politisk og ideologisk.

Stk. 3. ODA tilslutter sig det etiske kodeks for arkivarer fra International Council on Archives (ICA).

§ 3 Medlemskab

Stk. 1. Som medlem af ODA kan optages danske arkiver og tilsvarende institutioner, der ønsker at fremme ODAs formål.

Stk. 2. Medlemmer kan optages som ordinære eller associerede medlemmer.

Stk. 3. Et medlem, der handler i strid med eller i øvrigt modarbejder ODAs formål kan ekskluderes som medlem ved indstilling fra bestyrelsen til generalforsamlingen. Den berørte part har ret til personligt at forelægge sin sag for generalforsamlingen.

Stk. 4. Udmeldelse af ODA Skal ske skriftligt gældende fra kommende regnskabsår.

§ 4 Generalforsamlingen

Stk. 1. ODAs øverste myndighed er generalforsamlingen.

Stk. 2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i årets første kvartal. Indkaldelse med dagsorden offentliggøres på ODAs hjemmeside og i nyhedsbrev til medlemmerne med mindst 6 ugers varsel.

Stk. 3. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest fire uger før generalforsamlingen finder sted.

Stk. 4. Stemmeret med én stemme ved generalforsamlingen har ethvert ordinært medlem af ODA mod forevisning af dokumentation for gyldig kontingentindbetaling. Der kan stemmes ved fuldmagt.

Stk. 5. Dagsorden for den ordinære generalforsamling omfatter følgende punkter:

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent og stemmetællere
3. Godkendelse af dagsorden
4. Bestyrelsens beretning
5. Fremlæggelse og godkendelse af arbejdsplan
6. Årsregnskabet
7. Fremlæggelse og godkendelse af kontingent og budget kontingent.
8. Indkomne forslag
9. Valg af bestyrelsesmedlemmer. I lige år vælges to, og i ulige år vælges tre bestyrelsesmedlemmer. Der vælges en første- og andensuppleant til bestyrelsen.10. Valg af to revisorer og en revisorsuppleant.
   11. Evt.

Stk. 6. Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen. Endvidere skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, når mindst 25 % af medlemmer forlanger det. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med samme varsel som den ordinære generalforsamling.

Stk. 7. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpelt flertal af de afgivne stemmer.

§ 5 Bestyrelsen

Stk. 1. Bestyrelsen vælges for en toårig periode.

Stk. 2. Bestyrelsen konstituerer sig selv.

Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

Stk. 4. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst tre bestyrelsesmedlemmer er til stede. I tilfælde af fravær indtræder suppleant med stemmeret.

Stk. 5. Der tages referat af bestyrelsens møder.

§ 6 Tegningsregler og hæftelse

Stk. 1. ODA tegnes af formand og kasserer i fællesskab eller af en af disse i forening med to bestyrelsesmedlemmer.

Stk. 2. Der kan gives prokura til både kasserer og sekretær til at disponere over ODAs bankkonti.

Stk. 3. ODA oprettes i CVR som forening.

Stk. 4. Bestyrelsen hæfter ikke personligt.

§ 7 Regnskab og revision

Stk. 1. ODAs formue skal anbringes i et anerkendt pengeinstitut.

Stk. 2. ODAs regnskabsår følger kalenderåret

Stk. 2. ODAs reviderede regnskab fremlægges på generalforsamlingen.

§ 8 Vedtægtsændringer eller opløsning

Stk. 1. Vedtægtsændringer eller beslutning om ODAs opløsning kræver, at mindst 75 % af de fremmødte ordinære medlemmer stemmer for vedtægtsændringen eller opløsning.

Stk. 2. Beslutning om opløsning af organisationen skal vedtages på to på hinanden følgende generalforsamlinger.

Stk. 3. Ved opløsning af ODA, træffer generalforsamlingen beslutning om anvendelse af formue til en anden lignende arkivorganisation og aflevering af ODAs arkiv til et offentligt arkiv.