Som ordinære medlemmer kan optages arkiver, der efter ODAs bestyrelses vurdering opfylder hovedparten af nedenstående krav.
Ufravigelige krav til medlemmerne:
- Arkivet vedkender sig ICA’s arkivetiske regler.
- Samlingerne sikres i offentlig eje.
- Arkivet efterlever love vedr. tilgængelighed og copyright.
- Arkivet garanterer en sikker behandling og anbringelse af følsomt arkivmateriale.
Andre kriterier:
- Bestyrelsen kan efter konkret vurdering i hvert tilfælde, hvor forholdene taler for det, dispensere fra en eller nogle af nedenstående kriterier:
Arkivet skal råde over:
- En driftsbevilling på minimum 300.000 kr. (inkl. løn, lokaler, drift).
- Fastansat personale svarende til min. 18,5 time/ugl. (inkl. faglig leder).
- Forsvarlige lokaler, adskilte magasin- og publikumsrum.
- Brand- og tyverialarm, brand- og vandskadeforsikring.
Arkivet skal være offentligt tilgængeligt:
- Gennem annoncerede åbningstider min. 12 timer om ugen – timetallet kan nedsættes, hvis arkivet stiller samlingerne/sin viden til rådighed elektronisk, via udstillinger eller aktiviteter, der er tilgængelige udenfor åbningstiden.
- Via telefon, hjemmeside og mail. Mailadressen skal tydeligvis være til institutionen, ikke afspejle en privatperson.
Arkivet skal:
- Opbevare arkivmaterialet i forsvarlig emballage.
- Have retningslinjer for håndtering af elektroniske arkivalier.
- Kunne levere registreringsoplysninger i fastlagt elektronisk form til fællesregistreringer mv.
- Indlevere arbejdsplan/beretning/statistiske oplysninger til ODA efter opfordring.