God arkivskik

Som ordinære medlemmer kan optages arkiver, der efter ODAs bestyrelses vurdering opfylder hovedparten af nedenstående krav.

Ufravigelige krav til medlemmerne:
Arkivet vedkender sig ICA’s arkivetiske regler.
Samlingerne sikres i offentlig eje.
Arkivet efterlever love vedr. tilgængelighed og copyright.
Arkivet garanterer en sikker behandling og anbringelse af følsomt arkivmateriale.

Andre kriterier:
Bestyrelsen kan efter konkret vurdering i hvert tilfælde, hvor forholdene taler for det, dispensere fra en eller nogle af nedenstående kriterier:

Arkivet skal råde over:
En driftsbevilling på minimum 300.000 kr. (inkl. løn, lokaler, drift).
Fastansat personale svarende til min. 18,5 time/ugl. (inkl. faglig leder).
Forsvarlige lokaler, adskilte magasin- og publikumsrum.
Brand- og tyverialarm, brand- og vandskadeforsikring.

Arkivet skal være offentligt tilgængeligt:
Gennem annoncerede åbningstider min. 12 timer om ugen – timetallet kan nedsættes, hvis arkivet stiller samlingerne/sin viden til rådighed elektronisk, via udstillinger eller aktiviteter, der er tilgængelige udenfor åbningstiden.
Via telefon, hjemmeside og mail. Mailadressen skal tydeligvis være til institutionen, ikke afspejle en privatperson.

Arkivet skal:
Opbevare arkivmaterialet i forsvarlig emballage.
Have retningslinjer for håndtering af elektroniske arkivalier.
Kunne levere registreringsoplysninger i fastlagt elektronisk form til fællesregistreringer mv.
Indleverer arbejdsplan/beretning/statistiske oplysninger til ODA efter opfordring.